En este mundo tan acelerado, a nadie le gusta esperar una respuesta. Esto es especialmente cierto para los clientes, ya que quieren que sus consultas sean escuchadas y resueltas rápidamente. Muchas empresas suelen ignorar la importancia de la respuesta rápida, lo que dificulta sus contactos y el número de posibles clientes. Los clientes prefieren las empresas que tienen en cuenta sus necesidades y ofrecen una respuesta rápida.
Sorprendentemente, el 62% de las empresas no responden a los correos electrónicos de los clientes. Estas empresas no se dan cuenta de la importancia de la generación de clientes potenciales y de la experiencia del cliente. Ambas cosas son fundamentales para establecer un negocio reconocido.
Las empresas de mayor éxito son conscientes de la importancia de la experiencia del cliente y saben que se traduce en su fidelidad. Con la ayuda de los consejos y trucos que se mencionan a continuación, podrás reducir el tiempo de respuesta del servicio de atención al cliente y disminuir la pérdida de clientes potenciales.
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Determinar dónde va mal tu empresa
El éxito sólo es posible con la implantación de un plan. Pero el primer paso para establecer una estrategia es analizar la situación actual. Esta fase se centra en la situación actual de tu empresa y en su rendimiento. Hay que tener en cuenta factores como las críticas, los comentarios de los clientes, la reputación y las ventas en general.
Además de la percepción de los clientes, la empresa también debe preguntar a los empleados sobre sus problemas. A veces, los empleados son improductivos porque no tienen el equipo adecuado para tener éxito. Además, tienen que asegurarse de que los agentes de atención al cliente estén libres de todo el estrés y no se sientan agotados.
Garantizar esto te ayudará a determinar la estrategia general de cómo puedes mejorar el tiempo de respuesta. Podrás determinar los cambios que tienes que hacer en el departamento de atención al cliente y si tienes que implantar nuevas tecnologías o no.
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Utilizar la respuesta automática
Para las empresas puede ser un reto enviar una respuesta personalizada a cada pregunta, ya que puede haber muchas. Por ello, muchas empresas aprovechan la tecnología de respuesta automática para reducir la pérdida de clientes potenciales.
Esto es posible con la ayuda de plantillas de respuestas que se basan en las preguntas más frecuentes (FAQ). Además, las empresas pueden incluso personalizar estas respuestas con la ayuda de un CRM. Pueden incluir el nombre del cliente antes de cada mensaje para que parezca auténtico y personalizado.
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Utilizar los comentarios de los clientes
Al utilizar el servicio de opiniones de los clientes, las empresas pueden entender mejor a sus clientes. En última instancia, esta práctica mejora la satisfacción de los clientes, ya que se sienten escuchados.
Los comentarios de clientes anteriores que ya han utilizado los productos pueden ser de gran ayuda para los nuevos clientes. Al aprovechar sus opiniones positivas, la empresa puede aumentar las ventas y reducir la pérdida de posibles clientes.
El servicio de opiniones de los clientes puede hacer que una empresa sea plenamente consciente de su posición en el mercado. Por lo tanto, facilita que una empresa modifique los errores que ha estado realizando.
Adaptar la empresa a las necesidades del cliente mejorará automáticamente los servicios y productos. Las empresas deben valorar la opinión de sus clientes y deben responder a sus comentarios.
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Aumentar inteligentemente el número de personal
Muchas empresas tienen una respuesta de servicio al cliente lenta e inactiva debido a la falta de personal. Para reducir y mejorar la respuesta del servicio de atención al cliente, las empresas deben tener el número adecuado de personas trabajando.
No es que haya que contratar a más trabajadores para trabajar en la respuesta de servicio al cliente, sino el número adecuado de personas que estén formadas para una interacción adecuada con los clientes.
Será mejor que la empresa contrate personal temporal durante las temporadas altas, ya que así se quitará parte de la carga de los empleados fijos.
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Utilizar un software de atención al cliente
Para reducir la respuesta del servicio de atención al cliente debe haber una buena administración y una forma sencilla de administrar los plazos.
El uso de un software de atención al cliente en el que un empleado pueda poner etiquetas automáticas a los nuevos correos electrónicos con un temporizador reducirá rápidamente la respuesta del servicio de atención al cliente. Al aplicar esta tecnología, se pueden escuchar y responder rápidamente a las preguntas y problemas de los clientes.
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Clasificar los correos electrónicos en base a su prioridad
Todos los clientes son importantes, pero no todos son urgentes. Es necesario que una empresa clasifique los correos electrónicos de los clientes en función de la urgencia del asunto. Esto hará que el proceso sea más ordenado, aumentará la productividad y ahorrará tiempo.
Reflexiones finales
Si se siguen los métodos indicados anteriormente, se mejorará la respuesta del servicio de atención al cliente y se aumentarán las ventas. También puede reducir la pérdida de posibles clientes, que es una de las principales preocupaciones de las empresas hoy en día.
