Sistemas de cotización o de facturación: ¿Cuál se ajusta mejor a las necesidades de tu negocio?

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Todas las empresas tienen un ciclo de ventas, independientemente de las operaciones y la industria en la que hagan labor. Para evitar que tus ganancias caigan en picado, es necesario prestar atención a cada paso del proceso. Desde cómo llegar al cliente y hacer seguimiento a las negociaciones hasta la conversión de tus prospectos. Necesitas tener una estrategia, tácticas personalizables y una herramienta de automatización capaz para ayudar a tu empresa a alcanzar los objetivos a tiempo.

¿Qué es un sistema de cotización?

Un sistema de cotización es una combinación de herramientas de automatización que racionalizan y solicitan propuestas económicas para el ciclo de ventas. Esto te puede ser bastante útil, ya que permite hacer seguimiento efectivo de tus prospectos sin causar molestias innecesarias. El sistema de cotización hace que el proceso de ventas sea increíblemente eficiente sin pérdidas de tiempo y, a su vez, permite que tu equipo de trabajo se concentre en tareas más complejas.

Además, los clientes en 2021 no son todos iguales. Si bien algunos son fáciles de convertir, otros se toman su tiempo para sopesar cada alternativa, y están en su derecho. Como propietario de un negocio, la prioridad es asegurarte de que tu negocio se mantenga a la vanguardia en todo momento, y un sistema de cotización es un aliado extremadamente importante.

¿Qué es un sistema de contabilidad?

Independientemente del tipo de empresa, siempre existe un departamento de contabilidad. Desde registrar transacciones hasta asegurarse de que el dinero se invierte en los lugares correctos, el trabajo de este departamento es crucial para mantener una empresa a flote. Antes de la revolución digital, la gente confiaba en el trabajo manual; había mucho gasto de papel y, además de eso, mucho error humano.

Sin embargo, en la era moderna, las empresas han optado por sistemas efectivos de contabilidad. Estos tienen varios módulos que tratan con diferentes partes del proceso contable, de modo que las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar pueden verse separadas o integradas para un flujo dinámico de las operaciones financieras.

Sistemas de contabilidad vs. Sistemas de cotización

Técnicamente, la mayoría de los sistemas de contabilidad permiten realizar cotizaciones, pero están plagadas de limitaciones. Por lo tanto, existen problemas de accesibilidad y seguridad, ya que puede ser difícil permitir el acceso a los vendedores en tu equipo. Para crear una cotización, debes crear una nueva entrada con las especificaciones que requiera cada cliente.

Con la migración al trabajo remoto, los empleados de las empresas más grandes están trabajando desde casa. Para que el personal de ventas pueda crear cotizaciones de forma remota, su equipo portátil o computadora de escritorio deberá tener una copia instalada del sistema de contabilidad de la compañía. Esto da paso a importantes problemas de seguridad y una viabilidad casi imposible, especialmente durante una pandemia. Más importante aún, incluso si el sistema de contabilidad admite la creación de cotizaciones, no puede tener todas las funciones adicionales que tiene un sistema de cotizaciones, y esto puede conducir a un bajo rendimiento. Por lo tanto, el resultado sería una limitación en vez una solución eficaz.

¿Cual deberías usar en tu negocio?

Si tu empresa obtiene la mayor parte de sus ingresos de interacciones personalizadas con los clientes, ni siquiera deberías considerar el uso de sistemas de contabilidad para la creación de cotizaciones. Un sistema de cotización puede ser más útil para crear oportunidades que liberen a tu equipo de ventas de tareas repetitivas y aumenten su productividad.

La creación de cotizaciones en un sistema dedicado en vez de una versión de contabilidad puede ser mucho más fácil y flexible. Y en cualquier caso, siempre puedes integrar una aplicación con otra para obtener la máxima cohesión y resultados óptimos.

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