Software para Gestión de Empresas Vs. Hojas de cálculo: ¿Cuál Utilizar?

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Si tienes un equipo pequeño y un presupuesto ajustado, utilizar hojas de cálculo para hacer un seguimiento de tus cotizaciones y propuestas de venta es una decisión lógica. Pero a medida que tu negocio crece, también lo hacen las hojas de cálculo de tus cotizaciones. Las hojas de cálculo se vuelven complejas, consumen mucho tiempo y son propensas a errores mecánicos.

Si te encuentras en medio del caos con las hojas de cálculo mientras preparas una cotización, una inversión en un software para cotizaciones resolverá tus problemas. Este tipo de software automatiza tu proceso de ventas ayudándote a crear cotizaciones profesionales rápidamente. Al igual permite a tu equipo centrarse más en el crecimiento del negocio y preocuparse menos del papeleo. 

Continúa leyendo para conocer cuatro ventajas clave de utilizar un sistema para ls gestión de cotizaciones en lugar de utilizar hojas de cálculo. 

1. Dedica menos tiempo a diseñar las cotizaciones

Cuando utilizas una hoja de cálculo para crear cotizaciones, tienes que preparar el presupuesto desde cero cada vez que tengas que enviar una. Pasas horas diseñando el documento en el formato adecuado y comprobando todos los detalles. Este proceso lleva mucho tiempo y a menudo parece poco profesional.

Con un software para cotizaciones, pasas menos tiempo preparando las cotizaciones y más tiempo interactuando con los clientes. Este tipo de sistema viene con plantillas preconstruidas que te permiten crear cotizaciones elegantes y profesionales en cuestión de minutos. Además, elimina las tareas monótonas de formateo. 

2. Reduce los errores 

Como en las hojas de cálculo se agrega toda la información de forma mecánica, se vuelve vulnerable a los errores. 

Los errores como las filas mal alineadas, texto mal escrito, errores de precio y formato inconsistente ponen en peligro la relación con tu prospecto. Una cotización con errores les hará parecer a ti y a tu negocio poco profesionales. 

Con un software para crear cotizaciones, el proceso de diseño es automático, reduciendo los riesgos de estos errores. 

3. Configurar los precios y las reglas de fijación de precios

Si cometes un error tipográfico al cambiar el precio en una celda y acabas perdiendo tus ingresos por ello. Un software para cotizaciones elimina estos errores tan significativos. 

Gracias a las funciones de automatización del software para cotizaciones, puedes establecer reglas de precios, gestionar las listas de precios y el inventario. De esta forma, agregas elementos en función de las reglas que hayas configurado y envías las cotizaciones rápidamente sin riesgo de enviarlas con algún error. 

4. Integrar los presupuestos con un CRM

Una de las mejores características que ofrecen los sistemas de cotizaciones son la integración con sistema para la administración de la relación con el cliente (CRM, por sus siglas en inglés). Esta integración te permite enviar cotizaciones mucho más rápido a tus prospectos. Integrando los datos del CMR y dentro de un sistema de cotizaciones, puedes generar informes detallados sobre las ventas, los procesos financieros y la eficiencia.

En resumen:

Un sistema para crear cotizaciones es una mejor solución que las hojas de cálculo cuando se trata de diseñar y gestionar las cotizaciones de tu negocio. 

Las cuatro ventajas principales de utilizar un sistema para cotizar son:

  1. Dedicar menos tiempo a diseñar las cotizaciones
  2. Reducir los errores 
  3. Configurar los precios y las reglas de fijación de precios
  4. Integrar las cotizaciones con un CRM
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