La elaboración de un modelo de propuesta de evento es una de las partes más emocionantes y laboriosas del proceso de organización de un evento. También puede ser una de las más difíciles. La clave del éxito de una oferta es la presentación, la claridad y la comunicación clara y concisa. En lugar de poner todas las ideas por escrito a la vez y esperar que tengan sentido al terminar, hay que seguir un proceso sistemático para que todo tenga sentido sobre la marcha.
Esta publicación del blog te guiará paso a paso en el proceso de creación de una propuesta de evento de éxito y te dará algunos consejos para aumentar tus posibilidades de que te la acepten. También te ofrecemos una versión descargable de una plantilla que te ayudará a organizarte y a evitar los errores más comunes en los documentos de tu propuesta.
Antes que empieces a escribir: Esquema de la propuesta y lista de control del contenido
Antes de escribir una sola palabra, debes tener claro a qué público va dirigida tu propuesta. Cada propuesta de evento es una empresa distinta que describe los detalles de un determinado evento a través de una serie de datos y detalles útiles. A continuación te indicamos algunas cosas que debes mencionar en una propuesta de evento:
– Objetivo del acto: Para ayudar al lector a navegar por el resto de la propuesta, puedes empezar con una breve declaración de objetivo o visión. Si incluyes una sección sobre el objetivo, podrás demostrar a tus clientes potenciales que eres consciente de sus expectativas para el evento y que tienes la capacidad necesaria para cumplirlas.
– Participantes: Si el evento requiere proveedores u otro tipo de ayuda contratada, piensa en incluir una sección en la que se enumeren los proveedores y las personas que quieres contratar. El cliente puede obtener más información sobre el nivel y los costes de estos proveedores adicionales en este apartado.
– Horario del evento: El calendario del evento es otro componente fundamental de cualquier propuesta de evento. Para demostrar al posible cliente que eres un planificador detallista y preciso, puedes añadir algunos detalles concretos a tu agenda.
– Elementos distintivos del evento: Para diferenciar tu propuesta de las demás, piensa en mencionar las características distintivas del evento. Puedes hablar de la inclusión de determinados proveedores, el lugar en el que se celebrará el evento, el formato y el contenido del evento propuesto.
Una vez que sepas a quién diriges tu propuesta, podrás adaptarla mejor a sus necesidades y deseos. Esto aumentará tus posibilidades de éxito y facilitará mucho el proceso de preparación.
Redactar el cuerpo de la propuesta
Ahora es el momento de redactar el cuerpo de la propuesta. Aquí es donde ampliarás la información que ya has incluido en tu esquema. Debes asegurarte de que incluyes toda la información importante. También tienes que asegurarte de que es clara y fácil de leer. No olvides que quien lea tu propuesta puede estar muy ocupado. Puede que no tenga mucho tiempo para leer una redacción. Utiliza viñetas, frases cortas y mucho espacio en blanco para que tu propuesta sea fácil de leer. También puedes utilizar elementos visuales para dividir el texto y facilitar la digestión de la información. Los gráficos y las tablas pueden ser útiles ayudas visuales.
Empezar con un relato
Empezar la propuesta con un relato o una breve descripción del acontecimiento es una opción. Puedes hablar de los objetivos que se pretenden alcanzar con el evento, su alcance o su visión. Escribir un relato ayuda a demostrar a un cliente potencial que conoces perfectamente los objetivos, la misión y los resultados esperados del evento.
Establecer objetivos específicos
Establecer objetivos específicos e incluir una lista de ellos en la propuesta es un buen paso siguiente. Al describir los objetivos del evento, podrá demostrar al cliente el compromiso de ayudarle a alcanzar esos objetivos concretos. Estos pueden incluir la cantidad de participantes, mantenerse dentro del presupuesto asignado, recaudar una suma específica de dinero y otros objetivos de este tipo. Es preferible empezar con unos cuantos objetivos fundamentales para demostrar su conocimiento del evento, pero el cliente puede desear añadir más en el futuro.
Seleccione un equipo
El área de la propuesta en la que nombras a tu equipo es otro componente. Si colaboras con otros organizadores de eventos, por ejemplo, puedes mencionar a cada persona y sus funciones. También puedes mencionar a los ayudantes, becarios o colegas que contribuyeron al éxito del evento. Esto podría convencer a un cliente potencial de que tu equipo puede llevar a cabo el evento con éxito.
Servicios prestados
El tipo de servicios que propones para este acto en concreto debe estar claramente especificado en tu propuesta. Incluye una descripción de los servicios, las imágenes necesarias y otra información que respalde la solicitud de tu cliente. También puedes ofrecer diversos paquetes.
Presenta tus cualificaciones y experiencia
Es fundamental transmitir tus conocimientos sobre la materia en una propuesta de evento. Puedes hacerlo incorporando una serie de hechos, recordatorios o conceptos significativos que demuestren tu familiaridad con ese evento concreto. También puedes incluir fotos o detalles de eventos anteriores que hayas organizado con éxito. Puede demostrar mejor al cliente lo que puede hacer como organizador de eventos comunicando tus conocimientos. Al asignar un valor monetario a tu trabajo, también puedes ayudar a la gente a prepararse para comprender el coste de tus servicios.
Indica tu precio
Es fundamental incluir las tarifas de un servicio concreto después de describir el valor de tu trabajo. Dependiendo de las necesidades del cliente o del tamaño del evento, podrías ofrecer varios paquetes. Independientemente de cuánto cobres, lo mejor es que el cliente lo sepa de antemano para que esté preparado. Para que la gente entienda mejor el coste, puedes esforzarte por despertar entusiasmo por tu experiencia y el valor de tu servicio.
No busques constantemente reducir el precio y comprometer la calidad de tu evento; es aceptable pedir unos honorarios razonablemente altos si puedes demostrar la valía del evento.
Llamada a la acción.
El propósito de esta parte debe ser solicitar la opinión del lector; por eso es importante ser breves. La propuesta puede negociarse, rechazarse o aprobarse.
Ofrecer una llamada a la acción clara y una fecha límite para las respuestas (por ejemplo, 60 días después de la presentación de la propuesta). Si ofreces descuentos, mayores beneficios de patrocinio, exclusividad y otras ventajas, puedes atraer al cliente para que responda con mayor rapidez.
Haz que tu diseño sea atractivo
Diseñar tu propuesta de forma bonita y atractiva es esencial para comunicar tu profesionalidad. Para que la propuesta resulte más atractiva, utiliza imágenes, tipos de letra distintivos y tu marca. Emplear un diseño que atraiga a los clientes puede demostrar tu preocupación por la presentación y el aspecto, lo que podría mejorar tus posibilidades de conseguir la propuesta.
Modelo gratuito de propuesta del evento
Uno de los factores clave en el proceso de toma de decisiones del cliente es el modelo de propuesta y el diseño de la misma. La propuesta determinará cómo ve el cliente tus servicios. Es importante que el diseño de la propuesta resulte atractivo, interesante y profesional cuando hablamos de planificación de eventos.
Puedes descargar y editar una plantilla de propuesta gratuita que hemos creado con PowerPoint. Es elegante y profesional.
Plantilla de prueba gratuita para la automatización de propuestas de eventos
Si quieres llevar a cabo de forma automatizada el trabajoso proceso de creación de propuestas o si necesitas más flexibilidad a la hora de crear plantillas de propuestas, éste es tu día de suerte. Hemos recopilado una breve lista de herramientas y aplicaciones que te permitirán lograr esta automatización.
Este programa de propuestas te ahorrará tiempo.
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Para obtener una guía completa sobre cómo crear una propuesta de evento con éxito, le invitamos a ver nuestro vídeo tutorial informativo. Este atractivo vídeo ofrece información valiosa, consejos prácticos y ejemplos visuales que le ayudarán a lo largo del proceso.
