Cómo automatizar tus flujos de trabajo con un software CRM

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Un flujo de trabajo es una secuencia de tareas que permite a las empresas alcanzar sus objetivos. Este proceso garantiza que el proceso empresarial se agilice y se realice. Para las empresas, este proceso puede consumir mucho tiempo y ser agotador. Se calcula que el 84% de los propietarios de pequeñas empresas trabajan más de 40 horas a la semana, lo que hace que se sientan agobiados por la carga de trabajo. 

Para hacer frente a este problema, casi el 91% de las empresas con más de diez empleados utilizan CRM. La cifra desciende al 50% cuando se trata de empresas con menos de diez empleados. El CRM ayuda a automatizar el flujo de trabajo de las empresas y les ahorra muchas horas gracias a una mayor eficiencia. Tener un CRM puede ser un gran paso para hacer crecer tu negocio. 

Un CRM se encarga de los aspectos redundantes del flujo de trabajo, lo que te ayuda a priorizar otras tareas. Si se implementa correctamente, el CRM mostrará una gran mejora en la productividad, las ventas y las opiniones positivas de los clientes. 

Sin más preámbulos, echemos un vistazo a cómo puedes automatizar tu flujo de trabajo utilizando un software de CRM. 

1) Considera los procesos que necesitas automatizar

El primer paso será identificar qué funciones de tu empresa necesitas automatizar. Puede que tengas el impulso de automatizarlo todo, pero puede resultar una decisión equivocada, ya que será costosa e ineficaz. 

El objetivo de un CRM es automatizar las tareas mundanas de la empresa. Es necesario dirigirse a las áreas correctas con el CRM. Por ejemplo, algunos de los aspectos que puede elegir tu equipo de ventas son

  • Redacción de correos electrónicos y plantillas
  • Asignación de clientes potenciales
  • Correos electrónicos de seguimiento
  • Mensajes de voz
  • Programación de reuniones y citas
  • Creación de informes

Al principio, tendrás que vigilar de cerca cómo se desarrolla la implementación para identificar qué procesos merece la pena automatizar. Establecer un punto de referencia podría ser una forma de ver si cumple la norma. 

Tu objetivo final será hacer más ventas, pero para llegar a él, la empresa tendrá que mejorar pequeños detalles. Algunos aspectos clave que puedes medir son

  • Que el equipo de ventas cumpla las cuotas
  • Tasas medias de conversión
  • Ingresos durante la semana o el mes
  • Embudo de ventas
  • Número de generaciones de clientes potenciales
  • Tasas de conversión

Las tareas que no están rindiendo a la altura de los estándares deben eliminarse tras consultar con el equipo de ventas. Utiliza los informes para decidir qué operaciones deben permanecer y cuáles deben desaparecer. Es esencial darse cuenta de que algunos procesos de automatización pueden ser ineficaces, caros o totalmente inviables.

Por ejemplo, puede que estés considerando la posibilidad de automatizar el envío de correos en frío. Te ayudará a ahorrar un montón de horas de trabajo que podrías invertir en otra cosa con mejores tasas de conversión. Sin embargo, sería prudente no automatizar un proceso que se encuentra en una fase avanzada y tiene un alto índice de producción. 

2) Mejorar el rendimiento de todos 

La implantación del CRM debe beneficiar a todos los empleados y no sólo a unos pocos. Para acumular crecimiento, todos deben poseer las herramientas que necesitan para tener éxito. 

Al crear un flujo de trabajo, tienes que dirigirte a todos los departamentos de la empresa. Por ejemplo, las ventas y el marketing deben complementarse entre sí para generar mayores tasas de conversión y clientes más felices. 

Una forma de impulsar el rendimiento es comunicarse con los miembros del equipo para discutir la automatización del flujo de trabajo. Algunas de las cosas que puedes preguntarles pueden estar relacionadas con

  • El mayor reto al que se enfrentan
  • Los logros del mes
  • Los cambios que quieren ver en el flujo de trabajo
  • Los recursos que necesitan para tener éxito
  • Aspectos que les gustaría que permanecieran igual

Tras analizar las respuestas, elimina los flujos de trabajo que son una pérdida de tiempo. Hacer esto te ayudará a crear un flujo de trabajo mejor y automatizado. 

3) Prueba, examina y ponlo todo en común

A estas alturas, ya has identificado los objetivos, las tareas y el equipo de asistencia que te ayudará. Es el momento de poner en marcha la fase de pruebas del CRM. Asegúrate de vigilar de cerca tu flujo de trabajo y averiguar si está marcando la diferencia en términos de conversiones o no. 

Probar y auditar es una práctica habitual que te ayuda a conseguir una configuración perfecta y eficiente. Es posible que tengas que introducir nuevos cambios para evolucionar y mantener las cosas al día. 

Una vez superada esa fase, es el momento de ponerlo todo en orden. Al final, tu flujo de trabajo automatizado de CRM podría tener este aspecto:

  • Programar: Crea horarios para las tareas recurrentes
  • Acciones: Formulación de los pasos para completar la tarea
  • Regla de puntuación: Crear un sistema que priorice las tareas importantes 
  • Documento: Haz un plan para tu sistema CRM
  • Escalada de casos: Asegúrate de implementar qué casos se transfieren a la jerarquía operativa. 

Echemos un vistazo a los casos prácticos, que te mostrarán cómo las empresas están automatizando los flujos de trabajo.

Caso práctico 1: Aumentar la conversión con una comunicación rápida

Los visitantes que acuden a tu sitio web son tus clientes potenciales, y hay que captar su interés antes de que abandonen el sitio. Las empresas utilizan formularios web para animar a los visitantes a inscribirse en boletines y actualizaciones. Esta parte es crucial, ya que recoge su nombre, dirección de correo electrónico y, en ocasiones, números de teléfono. El CRM almacena los datos y los notifica al equipo de ventas. 

Utilizando la información de contacto, el equipo de ventas se pone en contacto con el cliente potencial mediante una llamada o un correo electrónico. La respuesta del cliente potencial se guarda en los registros que utiliza el CRM para determinar sus intereses y almacenar información personal como la dirección. 

La investigación del MIT muestra que si no te acercas a un cliente potencial rápidamente, las posibilidades de que se convierta son 21 veces menores. 

Caso 2: Aumentar las conversiones con correos electrónicos de seguimiento

El envío de correos electrónicos de seguimiento ha sido una de las formas más eficaces de llegar a los clientes potenciales. La mayoría de los sitios web piden direcciones de correo electrónico antes de permitir a los usuarios acceder a su contenido. Es una buena forma de crear una lista de correos electrónicos para los boletines. 

En una campaña de correo electrónico, las posibilidades de conversión de clientes potenciales son menores, ya que requiere un esfuerzo constante para convencer. Para ahorrar tiempo, el equipo de ventas suele enviar correos electrónicos de seguimiento y los controla con la ayuda de un CRM. 

Asegúrate de experimentar con tus correos electrónicos y de estar atento a las líneas de asunto que funcionan. Con la automatización del correo electrónico, tu equipo de ventas disfrutará de una mayor eficiencia y tendrá más tiempo para trabajar con otros clientes potenciales. 

Reflexiones finales

La mayoría de las empresas son incapaces de ver el panorama general. Un CRM puede ofrecerte algo más que una mayor eficiencia. Con la automatización del CRM, tu empresa tendrá un mejor flujo de trabajo, junto con una mayor productividad y conversiones. La automatización del CRM también te ofrece la libertad y la flexibilidad de crear el flujo de trabajo que mejor te funcione. 

Ahora, es el momento de conseguir tu CRM y empezar a automatizar tu flujo de trabajo y disfrutar de las numerosas ventajas del software CRM.

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