Implantar un CRM puede aportar un valor y unos beneficios excepcionales a tu empresa. Con el CRM adecuado, puedes automatizar tareas, mejorar la comunicación y convertir posibles clientes potenciales en clientes. Las estadísticas demuestran que el CRM multiplica por ocho la rentabilidad de la inversión!
Para obtener tal rendimiento, es fundamental elegir e implementar el CRM adecuado. Tu empresa necesitará un plan estratégico, desarrollar equipos y adoptar un despliegue tecnológico. Y lo que es más importante, necesitarás que todos los departamentos confíen en la decisión.
Un CRM debe satisfacer las necesidades de cada departamento, o creará un problema para toda la empresa. En ocasiones, las empresas califican un CRM como un fracaso, pero en realidad se trata de un fracaso de implantación.
A estas alturas, es posible que hayas seleccionado el CRM que se adapta perfectamente a tu empresa. Y lo que queda por delante es la tarea esencial de implementarlo correctamente. A continuación, hemos recopilado una lista de pasos para ayudarte a implantar el software CRM en tu empresa.
1) Selecciona las metas y los objetivos
Lo primero que debes hacer es identificar la visión que deseas alcanzar con la implantación del CRM. Enumera cuidadosamente tus micro y macroobjetivos y señala todas las características del CRM que te ayudarán a alcanzarlos.
Los objetivos de algunas empresas pueden ser totalmente diferentes. Por ejemplo, algunas empresas utilizan el CRM para renovar sus procesos empresariales, mientras que otras se centran en agilizar ciertos aspectos del negocio.
Tanto si se trata de una planificación estratégica como de elegir un CRM, identificar los problemas que quieres eliminar puede facilitar la toma de decisiones.
2) Crear un equipo de proyecto
El siguiente paso es seleccionar un equipo de proyecto para que realice las tareas diarias y lleve el proyecto adelante. El equipo del proyecto está dirigido por el gestor del proyecto que supervisa las operaciones. Asegúrate de elegir un gestor con experiencia, ya que tiene un impacto inmenso en la forma en que se orquesta el proyecto.
Dependiendo de la naturaleza y el tamaño de tu empresa, puedes formar el equipo en consecuencia. Normalmente, un equipo está formado por analistas de datos, desarrolladores de sistemas e ingenieros de control de calidad. Incluye también a los superusuarios que probarán el producto final. Con sus conocimientos, pueden ayudarte a sacar lo mejor del CRM.
3) Prevé el presupuesto de implantación y los beneficios
La previsión es otro aspecto crucial que debes planificar con tu equipo para subrayar el impacto del CRM en tu negocio. Hay que tener en cuenta los primeros seis meses tras el lanzamiento y los doce meses siguientes.
Los principales aspectos a tener en cuenta son un informe de análisis de costes y beneficios y los plazos de implantación. Debes esperar un descenso de la producción durante las fases de lanzamiento, ya que la empresa se centrará en la implantación, y los empleados necesitarán tiempo para adaptarse. Además, los gastos generales también pueden aumentar debido a la formación y la consultoría.
Teniéndolos en cuenta, puedes empezar a planificar y modificar tus objetivos accionables y hacer un seguimiento de las métricas del ROI.
4) Migrar e integrar los datos
Si pasas de un CRM a otro, tendrás que limpiar y migrar tus datos. Este paso es el que más tiempo consume en el periodo de implementación. La transferencia de los datos que contienen los contactos de los clientes, las finanzas y otros detalles puede llevar hasta varias semanas.
Para reducir el plazo y disminuir la carga de los usuarios, puedes optar por migrar sólo los datos necesarios y dejar de lado la información irrelevante.
5) Prueba del sistema
Puedes confiar en que el equipo del proyecto realice una prueba con datos de muestra. Cada aspecto debe ser probado a fondo antes del lanzamiento. Durante la fase de pruebas, tu equipo informático debe someterlo a pruebas de control de calidad.
El equipo podría diagnosticar fallos y errores menores. Así que asegúrate de que tu sistema está listo antes de la fecha de lanzamiento.
6) Formación de los usuarios
La formación de los usuarios permite que tu personal se familiarice con el software. También garantizará un aumento de la eficiencia y la productividad de los empleados. Puedes utilizar una combinación de métodos de formación como seminarios, aprendizaje en el aula y cursos online.
Puedes maximizar la eficiencia mediante una formación de seguimiento al cabo de un mes aproximadamente. Esto ayudará a tus empleados a refrescar su aprendizaje y a eliminar cualquier duda.
7) Poner en marcha y mejorar
Una vez que todo está preparado, es el momento de poner en marcha el CRM en tu empresa. Procura siempre mejorar el sistema incorporando los comentarios de los empleados. Realiza comprobaciones de vez en cuando para garantizar un flujo constante. En una época en la que la tecnología evoluciona a un ritmo astronómico, debes estar siempre atento a los avances.
Reflexiones finales
La implantación de un CRM es una tarea fácil si sigues los pasos adecuados. El software contribuye a un conocimiento profundo del cliente, impulsa las ventas y los beneficios. Para aprovechar sus innumerables beneficios, adopta las mejores estrategias de implantación. De lo contrario, podría convertirse en un lastre.
Ahora que el CRM está en marcha, asegúrate de controlar el éxito. Puedes evaluarlo consultando los registros de actividad del sistema.
