En una empresa común se envían una variedad de cotizaciones a los clientes semana a semana, pero, ¿cómo podemos dar seguimiento a estos presupuestos de una manera eficiente? Escribimos esta guía para PYMEs con tips, mejores prácticas y herramientas que te ayudarán a automatizar este proceso, cerrando así muchas más ventas.
3 tips para dar un buen seguimiento de tus cotizaciones
Uno de los momentos más importantes durante el proceso de negociación y venta es el envío o la entrega de presupuestos, sin embargo, esto apenas es el principio si tu fin último consiste en cerrar la venta. Cuando solo mandas un par de cotizaciones es fácil dar seguimiento, pero cuando tienes que manejar un mayor volumen este proceso puede volverse caótico, lo cual a muchos negocios le hace perder ventas potenciales. Lo que te sugerimos hacer en estos casos es:
- Organiza tus cotizaciones por estatus o situación (pendiente, enviado, recibido, contratado, cancelado, etc.). Será mucho más fácil manejar tu listado de cotizaciones si logras filtrar los presupuestos según su estado o situación actual.
- Actualizar los estados. Cada vez que un cliente te confirme, cancele o te dé información sobre la decisión de su compra, actualiza el estado del presupuesto para mantenerlo al día.
- Seguimiento a aceptaciones, cancelaciones o comentarios. Cuando un cliente te comunique su deseo de contratar o comprar tus servicios, deberás responder y contactarlo de inmediato. El tiempo es una pieza clave, si te tardas demasiado en concretar la venta ten por seguro que el cliente se irá con la 2da opción sin pensarlo. En el caso de que el cliente cancele es también importante saber el por qué, pues muchas veces la venta se puede rescatar antes de que sea demasiado tarde. Por último, es recomendable contestar a los comentarios o hacer los cambios solicitados en la cotización de inmediato.
¿Qué herramientas te pueden servir para automatizar el seguimiento de presupuestos?
Como lo mencionamos anteriormente, dar seguimiento a tus presupuestos es un asunto vital para el proceso de venta. Hoy en día existen herramientas llamadas CRMs, pero estas sirven para dar seguimiento a clientes potenciales o prospectos y no es necesariamente una herramienta práctica para el seguimiento de presupuestos, o no en la mayoría de los CRMs. Si tu PYME envía presupuestos y cotizaciones a clientes te recomendamos la herramienta que Osmos Cloud ofrece. Esta es un hibrido entre un CRM y sistema de gestión de negocios, donde puedes usar ya sea el CRM para seguimiento de prospectos o el módulo de cotizaciones para crear, enviar y dar seguimiento a tus presupuestos de manera automatizada.
Algunas de las funcionalidades que hacen interesante a Osmos Cloud son las siguientes:
A) Cuando el cliente recibe una cotización de tu empresa, en la parte superior de la misma le da las opciones de aceptarla, rechazarla, agregar comentarios o incluso colocar una firma electrónica con su dedo o ratón. Todo esto desde la misma cotización y con un solo click.
B) Puedes desde tu sistema consultar todas las notificaciones de aceptación, cancelación, comentarios y firmas electrónicas para dar un correcto seguimiento.
C) Desde el sistema podrás filtrar tus presupuestos por fechas, estado de la cotización y vendedor asignado lo cual te permitirá poder evaluar el “performance” de tu vendedor.
D) Puedes observar en vista calendario todos tus contratos, cotizaciones y listado de productos y/o servicios ya contratados o comprados.
E) Mandar cotizaciones con un solo click y estas mismas convertirlas en facturas electrónicas con el sello digital del SAT.
F) Llevar al día toda tu cobranza. El sistema te notifica de pagos atrasados con la opción de mandar recordatorios por correo.
G) Personalizar tu plantilla de cotización con la opción de agregar fotos de tus productos y servicios.
H) Aceptar pagos con tarjeta de crédito desde tu cotización gracias a la alianza entre Osmos Cloud y Stripe.
Si quieres dar seguimiento a tus presupuestos de forma más efectiva, te recomendamos seguir algunos consejos sencillos:
- Dependiendo del tipo de empresa que tengas, es siempre conveniente crear recordatorios en tu calendario electrónico. Por ejemplo, si te dedicas a la organización de eventos, es conveniente crear una alarma 5 o 10 días antes de cada evento para dar seguimiento a la cotización.
- Utiliza el teléfono o el correo electrónico para dar seguimiento a tus presupuestos enviados. Ten cuidado de no saturar a tus clientes, simplemente verifica que hayan recibido la cotización correctamente y/o asístele en cualquier otra duda que tenga acerca de los productos o servicios.
- Te sugerimos no hacer preguntas de opinión una vez que has enviado un presupuesto. En vez de preguntarle a tu cliente qué le pareció tu cotización, intenta, de forma disimulada, dar por entendido que la venta ya se concretó preguntando cosas como: “Entonces, ¿cómo quieres hacer el pago?” o “¿qué color prefieres?”. Esto te ayudar a cerrar más ventas.
