Cotizaciones en Excel: ¿Por qué ya no debes usarlas?

Una cotización es un acuerdo legal entre tú y tu cliente. Es de gran importancia que el proceso se haga de la forma más rápida y eficaz posible. La mayoría de gerentes o empresarios están acostumbrados al uso de Excel o software de contabilidad tradicional para crear un presupuesto, a primera vista, usar Excel suena como una forma rápida de crear un presupuesto. El problema de usar métodos tradicionales es más evidente cuando necesitas completar gran cantidad de cotizaciones, en cuyo caso será un proceso ineficiente y propenso a errores.

Proceso Manual

Crear presupuestos a través de Excel implica ingresar una gran cantidad de datos manualmente, lo que aumenta exponencialmente las posibilidades de errores. Identificar errores en Excel, y en la mayoría de los sistemas de contabilidad, también es bastante difícil. Siempre estarás en riesgo de entregar información errónea con esos sistemas.

Lidiar con múltiples hojas de cálculo

Programas como Excel no son fáciles de usar y pueden funcionar extremadamente lento cuando se ingresan muchos datos, especialmente si toda la información está en un solo archivo. Si decides separar tus archivos en conjuntos más pequeños vas a aumentar las posibilidades de que se pierdan o se extravíen y la consolidación de datos será casi imposible. Es una tarea colosal organizar los datos de múltiples vendedores y se lleva bastante tiempo. Además, necesita tener sumo cuidado para asegurarse de que la versión final que envíe a su cliente sea presentable y fácil de comprender.

Problemas de compatibilidad

Como Excel no puede integrarse con otros sistemas, no puedes medir la eficiencia del proceso de cotización y llevar control del desempeño. Cuando tienes múltiples versiones de documentos similares, los miembros de tu equipo se pueden confundir y enviar versiones obsoletas de los archivos. Al mismo tiempo, los documentos de Excel no son eficientes para medir los niveles de productividad de tu equipo, pues no ofrecen la posibilidad de hacer comparaciones de rendimiento de forma rápida.

Problemas de seguridad

Los valores y fórmulas de Excel son fáciles de modificar. Las hojas de Excel son vulnerables a actividades malintencionadas que pueden pasar desapercibidas hasta que sea muy tarde y lo que va a causar pérdidas gigantescas para tu negocio.

Pérdida de tiempo

Llevar el control de cotizaciones con Excel y mantener la comunicación con tus clientes sin ayuda de ningún software te lleva a una pérdida innecesaria de tiempo. Realizar el proceso de esa manera es extremadamente lento y no es rentable.

Modelo poco intuitivo para usuarios

Las hojas de Excel permiten realizar muchos cambios que en la mayoría de los casos no son fáciles de comprender para tus clientes o demás miembros del equipo de ventas. Igualmente, si tienes que trabajar usando los datos creados por otra persona, puede ser que desconozcas las fórmulas usadas y tengas que empezar desde cero.

¿Cómo puedes estar a la vanguardia con un software de cotizaciones?

Los presupuestos a través de Excel no están tan mal, pero la forma moderna, precisa y más eficiente es optar por un software de cotización que sea eficiente, como Osmos. Nuestra plataforma te ayuda a crear y compartir cotizaciones en poco tiempo, y también te permite realizar un seguimiento de cada información almacenada y transmitida desde allí. También puedes aumentar tu productividad y la de tu equipo de ventas, impresionar a tus clientes y vender más. También tienes la opción de obtener informes detallados con Osmos Cloud. Con nuestro software aumentas tus ingresos al enviar un 50% más de cotizaciones, 10 veces más rápido que cualquiera de los métodos tradicionales de cotización. Te ayuda a pasar más tiempo con tus clientes y menos tiempo con el manejo manual de datos. Nuestra plataforma online automatiza el seguimiento y facilita que los vendedores cierren más tratos en menos tiempo. ¿No lo crees? Haz clic aquí y pruébalo ya.