8 Cosas a tener en cuenta antes de implementar un nuevo CRM

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En los últimos años, un CRM (gestión de relaciones con los clientes) ha demostrado ser un activo vital para las empresas. Un CRM ayuda a mantener una excelente comunicación con los clientes y a desarrollar estrategias de marketing para el futuro. Dado que esta herramienta ayuda a aumentar las ventas y los ingresos a través de una gran experiencia de usuario, casi todos los propietarios de negocios lo consideran un sistema lucrativo. 

Si estás cansado de la entrada manual de datos, notas adhesivas y una pila de carpetas dentro de los gabinetes de oficina, entonces un CRM puede ahorrarte todas estas molestias. Sin embargo, antes de implementar un CRM, hay muchos aspectos que debes considerar. 

La mayoría de las empresas a menudo ignoran estos aspectos y eligen un CRM equivocado, lo que resulta en una inversión fallida. Hemos diseñado una guía para ayudarte a implementar con éxito un nuevo CRM en tu negocio. 

Beneficios de implementar un CRM adecuado

  • Todos los datos de los clientes están en un solo lugar, lo que ayuda a que sean accesibles para todos. 
  • Actualizaciones en tiempo real por parte del departamento
  • Métricas instantáneas y accesibilidad a los datos 
  • La generación de informes te ayuda a establecer objetivos a largo plazo
  • Una historia completa de la comunicación con cada cliente
  • Ofrece integración de aplicaciones para aumentar la productividad
  • La automatización del marketing y ventas aumentan las ventas

Cosas a considerar antes de implementar un nuevo CRM

1) Conoce tus necesidades

Lo primero que debes considerar son tus expectativas de un sistema CRM. Hay muchas opciones en el mercado que ofrecen diferentes características. Algunos se especializan en gestión de clientes potenciales, herramientas de marketing e integración de correo electrónico. Pero antes de tomar una decisión, recuerda saber lo que quieres de un CRM.

Por ejemplo, si estás buscando aumentar la eficiencia de los empleados y una mejor comunicación, un CRM con características básicas hará el truco. Pero para la automatización de marketing y ventas, un CRM con muchas características es óptima. 

2) Accesibilidad: local y en línea

Según los requisitos de tu empresa, puedes establecer servidores en línea o elegir hospedar aplicaciones en los servidores locales. La mayoría de las empresas eligen la opción en línea, ya que les permite acceder a un CRM desde cualquier lugar y en cualquier momento. Además, mantienen a los empleados de la empresa al día con las últimas actualizaciones y características.

Los servidores en línea también mantienen los datos seguros. Y todas las copias de seguridad son proporcionadas por los proveedores de servicios. Los únicos inconvenientes de esta opción es la falta de control sobre los tiempos de actualización y el riesgo de una violación de datos. 

Y si has decidido optar por una opción local, asegúrate de tener los recursos para ejecutarla. Estos recursos incluyen una CPU, base de datos y una RAM óptima para servidores. Comprueba si el CRM ofrece soporte para todos los dispositivos, incluidos Linux, IOS, Android y Windows. 

3) Flexibilidad de CRM

Tu negocio eventualmente crecerá, y tu CRM también debe hacerlo. Por lo tanto, debes asegurarte de elegir una solución de CRM que se desarrolle junto con tu negocio. Al invertir en un sistema flexible, estarás haciendo una inversión a largo plazo sin gastar en mucho mantenimiento. 

Además, observa si el software te proporciona complementos. Que se pueda expandir el software es esencial ya que necesitarás herramientas de extensión como Oracle, ClickDimensiony Mailchimp. 

Ningún CRM se adaptará al 100% a tu negocio, por lo que el CRM debe ser personalizable. El CRM pequeño puede ofrecer poca personalización, mientras que otros que lo hacen pueden ser costosos. Comenzando poco a poco, no necesitarás mucha personalización, pero te recomendamos tomar en cuenta la opción personalizable, ya que será de gran utilidad en el futuro. 

4) Importación y exportación de datos

Una empresa que implementa un CRM por primera vez tendrá los datos esenciales que tiene que exportar al nuevo sistema. Podrían ser hojas de cálculo, archivos de Excel, tarjetas de visita e información del cliente. Un CRM óptimo debería ser capaz de proporcionar una transferencia fluida de estos datos. 

Del mismo modo, es importante exportar archivos en un formato apropiado. Te ahorrará la desalentadora tarea de convertir archivos, y el tiempo ahorrado se puede usar en otro lugar.

5) Soporte móvil

Los datos muestran que las empresas sin soporte móvil no cumplieron sus objetivos.

Si tienes empleados remotos, es probable que ingresen datos en el sistema manualmente usando archivos de Excel. Pero muchos CRM tienen la función de capturar los datos directamente desde los teléfonos. 

Con algunos sistemas también está disponible una opción para trabajar sin conexión. Los datos se sincronizan en el CRM cuando el empleado se conecte a Internet. 

6) Debes tener en cuenta el costo

Para cualquier negocio, el cálculo de costos y el presupuesto es una parte esencial. La implementación de un CRM puede requerir una inversión de capital y tiempo adicionales. Un aspecto importante es entender las complicaciones que vienen en el camino. Por lo tanto, es necesario encontrar un equilibrio entre el costo y la implementación de este sistema.

Si bien el costo inicial de un CRM con una prueba gratuita puede parecer lucrativo, hay otros costos que debes considerar. Por ejemplo, la actualización de hardware, la capacitación de los empleados y el tiempo dedicado al nuevo sistema. Estos costos deben tenerse en cuenta antes de invertir en un CRM.

7) Úsalo antes de comprarlo

Elegir el CRM debe ser un movimiento bien pensado, ya que afecta el núcleo del negocio. Afortunadamente, muchas empresas de CRM ofrecen una prueba gratuita para experimentar el software. Las capturas de pantalla y las presentaciones pueden distraerte, pero usarlo por ti mismo es una experiencia completamente diferente. 

Invertir en un CRM será una inversión a largo plazo, y debes asegurarse de probarlo y tomar tu decisión de manera inteligente. 

8) Reputación del proveedor

Dado que el CRM se convertirá en una parte esencial de tu negocio, debes tener todo en cuenta. Esto también incluye la reputación del proveedor. Si bien las grandes empresas pueden parecer confiables, aún debes explorar y preguntar qué compañía puede ser la más adecuada. 

Se puede acceder fácilmente a los comentarios en línea que demuestran tener una buena visión de una empresa. Considera sitios como Google y Trustpilot  para hacer tu investigación. Asegúrate de hacer una amplia investigación antes de concluir. 

Reflexiones finales

Una vez completada la implementación del CRM, podrás disfrutar de sus ventajas. Ahora puedes realizar un seguimiento fácil de los resultados y monitorear el rendimiento de tus empleados. CRM te permitirá explorar más oportunidades en torno a tu negocio y llevarlo al siguiente nivel. Recuerda, cada empresa tiene su propio Punto de Venta Único (USP) y, por lo tanto, debes elegir el que se adapte a tu negocio.

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