Aunque llevar a cabo una auditoría de un sistema CRM completa puede llevar mucho tiempo, puede resultar un proceso valioso. Muchas empresas ignoran la importancia de esto y se pierden los beneficios potenciales.
Es una de las formas en que las empresas pueden abordar las cuestiones clave. Mantener y realizar una auditoría a un CRM es esencial, ya que permite a tu empresa interactuar y comprometerse con tus clientes potenciales. Además, también ayuda a mantener una relación saludable con los clientes actuales. Para sacar el máximo partido a un sistema CRM es necesario revisar y actualizar el proceso CRM con regularidad.
¿Qué es una auditoría de CRM?
En palabras simples, una auditoría a un CRM es una revisión completa que determina la eficacia del sistema de CRM. Ayuda a la empresa a determinar los puntos fuertes y débiles de sus esfuerzos de mercadotecnia y ventas. Además, también les ayuda a identificar problemas y áreas de mejora en torno a la satisfacción del cliente.
Hay diferentes tipos de auditorías que una empresa puede elegir. Algunos de los ejemplos son:
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Auditoría de datos
La auditoría de datos ayuda a la empresa a saber si los datos que circulan por el sistema CRM son precisos o no. La auditoría también puede evaluar la calidad general y el uso de los datos.
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Auditoría de uso
Este aspecto de la auditoría, ayuda a la empresa a analizar cómo el equipo de ventas utiliza el CRM. En general, es una medida clave para conocer el rendimiento del equipo.
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Auditoría de eficiencia
Las auditorías de CRM también proporcionan a las empresas la eficacia general del sistema. Les ayuda a hacer un seguimiento del progreso general y de los efectos de la implantación del CRM.
Aspectos importantes de la auditoría a un CRM
Es necesario abordar diferentes procesos en un CRM, que incluyen:
Revisar los planes: Esto incluye las razones originales para la implementación del CRM. También pueden incluir algunas medidas clave para determinar la eficacia general.
Evaluación de los datos: Revisa la calidad general de los datos y determina cómo se realiza tu procesamiento.
Utilidad: La determinación de la utilidad es también un aspecto clave de una auditoría de CRM, ya que puede ayudar a destacar los datos clave.
Resultados: Estos son integrales para determinar las mejoras en las ventas y la satisfacción del cliente con el CRM.
Informes: Otro aspecto clave es lo bien que un sistema CRM está reportando datos útiles y procesables. Uno de los principales ejemplos es el seguimiento de las diferentes campañas publicitarias.
Métricas de negocio: Para comprobar y seguir el progreso y el nivel de rendimiento del negocio, se utilizan las medidas de negocio.
Gestión de proyectos: Este sistema permite a las empresas comprender las tareas relacionadas con el desarrollo de las relaciones con los clientes.
Gobernanza: Garantizar que el CRM cumple o no las obligaciones reglamentarias es un aspecto necesario de la auditoría de a un CRM.
Pasos para realizar una auditoría de CRM
Hay varios pasos que puede seguir para realizar una auditoría. Sigue las siguientes indicaciones para realizar una auditoría de CRM con éxito.
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Determina el propósito de tu CRM
En primer lugar, establece el propósito de preparar una auditoría a un CRM. Tu equipo debe conocer tu estrategia de mercadotecnia, la cual es determinante para lograr los objetivos establecidos por la empresa. Examina estos objetivos y pregúntate como te imaginas que tú CRM los cumplirá.
Después de revisar tus objetivos iniciales haz nuevos objetivos para el futuro. Establecer objetivos te ayudará a reconocer el valor a largo plazo de tu CRM.
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Preguntar a tu equipo sobre el uso que hacen del CRM
Para conocer los puntos fuertes y débiles de tu sistema CRM asegúrate de consultar a tu equipo sobre lo que piensan de él. Nadie puede decirte exactamente cómo funciona tu sistema de CRM más que las personas que lo utilizan.
La mejor manera de obtener opiniones sobre tu sistema, es tomarte un tiempo y preguntarles sobre lo que les gusta y lo que no les gusta del CRM que están utilizando.
Te ayudará a tener una visión más clara de los aciertos y desaciertos de tu empresa al utilizar un sistema CRM. Además, también te puede ayudar a saber qué modificaciones necesita tu sistema CRM.
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Crear un plan de auditoría de CRM
Es necesario un proceso coordinado y sistemático para una auditoría a un CRM. Debes de hacer un esquema adecuado de los planes para llegar a una estrategia completa. No tener un plan en mente puede dar lugar a que la mente esté por todas partes, lo que conduce a la falta de claridad y enfoque en los objetivos preestablecidos.
La creación de un plan también te hará ahorrar mucho tiempo. Por lo tanto, es mejor planificar una auditoría para evitar cualquier tipo de inconveniente.
Determina con precisión cuál es la visión de tu cliente y construye una relación fuerte con él para beneficiar a tu negocio.
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Deshazte de los fallos en tu CRM
Los mayores problemas a los que se enfrentan las empresas son los fallos en el sistema CRM. Estos problemas se dan sobre todo en el software de las organizaciones que no está en uso. Resolver estos problemas hará que tu sistema funcione sin problemas.
Anota qué factores están causando un problema en tu sistema CRM. Asegúrate de resolver estos fallos para recibir los datos correctos de tu sistema CRM.
Deshazte también de los fallos de tu sistema CRM, ya que pueden dificultar en gran medida el flujo de trabajo de tu empresa. Si tu sistema CRM no funciona correctamente, tu empresa se perderá funciones rentables y una mayor productividad.
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Tener en cuenta una estrategia de alternancia
Asegúrate de mantener tu sistema CRM y explora tus números de conversión para ver si encuentras alguna inexactitud o inconsistencia en los datos.
Es una situación alarmante si encuentras algún problema en tu sistema de CRM. En última instancia, hay que arreglarlo. Sólo si el sistema CRM está ayudando a tu negocio a cumplir con tus medidas clave de la estrategia de conversión, tu CRM es óptimo para su uso.
También debes tener en mente una estrategia alternativa que te ayude a avanzar en tus objetivos para tu negocio. Tu sistema CRM te ayudará a alcanzar los objetivos principales de tu negocio, incluyendo mejores conversiones y mayor eficiencia.
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Actualiza tu sistema CRM
Si estás utilizando un sistema de CRM anticuado, lo más probable es que te estés perdiendo las últimas y emocionantes características del sistema.
Tener un sistema actualizado es muy importante, ya que mejorará la relación con tu cliente. Esto es posible ya que permite una mejor colaboración y comunicación.
La falta de profesionalidad o los errores de comunicación habituales en el servicio de atención al cliente darán lugar a quejas de los clientes. Recibir quejas es siempre un gran inconveniente para tu empresa y dañará tu relación con el cliente. Por lo tanto, es mejor tener un CRM compacto que maneje mejor a tu cliente.
Una vez que tu relación con el cliente está dañada, tardará mucho tiempo en volver a la normalidad. Por lo tanto, es mejor tener un sistema CRM actualizado que no tenga margen de error.
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Haz una revisión de tus datos
Durante una auditoría, debes revisar los datos que se están presentando en el CRM para saber si están sirviendo para algo o no. Verás que tu CRM incluye varios tipos de datos, si puedes asignar un propósito específico para un dato en particular, entonces funciona. Pero si crees que un determinado dato no tiene sentido y no sirve para nada, entonces es mejor eliminarlo de tu base de datos.
Cuando tengas una cantidad masiva de datos innecesarios que ya no utilizas o necesitas, entonces piensa en formas de aprovechar esa información en tu estrategia futura. Además, puedes poner a para adaptar los objetivos según las necesidades del negocio.
Tener una cantidad excesiva de datos en tu base de datos de CRM puede implicar un impacto negativo en el trabajo y las calificaciones de tu empresa. Por lo tanto, es mejor modificar tus bases de datos en el sistema CRM antes de llevar a cabo una auditoría.
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Llevar a cabo una auditoría de CRM con éxito
Si tienes en cuenta estos puntos, podrás llevar a cabo una auditoría a un CRM con éxito. Lleva un registro de los problemas, las imprecisiones, los problemas y las cosas que son un problema en tu sistema de CRM. Intenta corregir los errores que has cometido para llevar a cabo una auditoría perfecta.
Además, comprueba cuál es el estándar de CRM del mercado para poder comparar tu sistema de CRM con otros. Al hacer esto, podrá desarrollar tu sistema de CRM en uno mejor y mantenerte por delante de tus competidores.
El último paso es llevar a cabo estos pasos durante el resto del año y revolucionar tu sistema de CRM, lo que impulsará a tu empresa. Un sistema de CRM sin fisuras garantizará la eficiencia e impulsará enormemente la funcionalidad general de tu empresa.
Reflexiones finales
Los pasos mencionados anteriormente pueden ayudarte significativamente a realizar una auditoría a un CRM. Asegúrate de que una auditoría de CRM sea tu prioridad número uno para este año. Mejorará tu relación con los clientes y prospectos por igual.
Una auditoría a un CRM sencilla y completa hará que tú negocio mejore lenta y gradualmente. Una empresa que lleva a cabo auditorías a un CRM completas con regularidad tiene muchas probabilidades de triunfar. El CRM es un proceso técnico que evalúa la relación global de una empresa con los clientes. Así que asegúrate de tener un sistema CRM actualizado para que tu negocio funcione bien.
