Cálculo de CRM a un software de CRM: Las empresas utilizan las hojas de cálculo para múltiples propósitos, y depender de las hojas de cálculo para los contactos, los datos de los clientes, la información sobre los ingresos y otros aspectos puede llevar a la desorientación. Si tienes que gestionar innumerables filas de datos en una hoja de cálculo, es probable que estés dedicando más tiempo a la organización de tareas que a la toma de decisiones importantes que hagan escalar tu negocio.
¿Qué es un CRM?
CRM es la abreviatura de sistema de software de gestión de las relaciones con los clientes. Este sistema te ayuda a centralizar todos los datos en una única plataforma y a utilizar procesos automatizados para obtener información valiosa de esos datos. Te ayuda a fomentar una cooperación más ágil y sistemática de un equipo. Con la ayuda del software CRM, puedes unificar los datos de tus clientes en un único centro.
Hoy en día, las empresas modernas confían en los CRM basados en la nube para poder habilitar su interfaz desde cualquier ubicación remota. Esta accesibilidad y funcionalidad les permite manejar las operaciones comerciales sin problemas desde cualquier rincón del mundo. También les permite mantenerse sincronizados con las operaciones de la empresa y les allana el camino a las actualizaciones rápidas.
El CRM también permite integrar sin problemas las aplicaciones en cualquier plataforma. Además, ayuda a los líderes empresariales y a los empleados a utilizar una única herramienta para realizar diferentes funciones.
También te ayudará a cubrir los gastos y a facilitar la colaboración en equipo. También puede infundir una configuración de seguimiento a tu interfaz, lo que significa que nunca perderás la oportunidad de hacer un seguimiento de tu cliente.
¿Cómo cambiar tu hoja de cálculo de CRM por un software de CRM?
El primer paso para cambiar tu hoja de cálculo a un software CRM es reunir todos los datos de la hoja de cálculo en una sola unidad. También hay debes asegurarte de que todas las hojas de cálculo estén estandarizadas. Debido al error humano, muchas personas introducen los datos en diferentes formatos, lo que puede hacer que la estandarización sea un problema.
Estandariza tus datos
A menudo, la gente suele actualizar los datos de las hojas de cálculo en formatos diferentes. En este caso, hay que superar este error humano y alinear los datos en una disposición uniforme. Si los datos no están estandarizados y se intenta pasar a un software de CRM, el proceso puede ser un reto.
Por esta razón, es necesario limpiar los datos. Sin embargo, si no eres inteligente con el proceso de estandarización, puede llevarte años hacerlo. Para acelerar y simplificar este proceso, también puedes utilizar un software que normalice tus datos sin una excesiva intervención humana.
Guardar la hoja de cálculo en formato CSV
Después de haber limpiado una columna de los datos de tu hoja de cálculo, debes guardar la hoja de cálculo en formato CSV. Una vez que hayas descargado el archivo y estés listo para pasar al proceso de migración. Tienes que asignar todas las celdas de la hoja de cálculo a la carpeta dónde vas a contener tus datos.
Una vez que hayas trasladado los datos a la carpeta, lo siguiente importante sería asegurarte de que todos los campos de tus hojas de cálculo se asignen correctamente. Puede utilizar un software de CRM para asignar los datos correctamente. Después de haber mapeado todos los datos, se inicia el proceso de importación y en pocos segundos, los datos se importarán con éxito.
Importación de datos al CRM
En general, la importación de datos a gran escala a un sistema CRM requiere que realices cambios en los datos, los normalices y los conviertas en archivos CSV. Limpiar los datos de la hoja de cálculo no sólo significa que tienes que estandarizarlos, sino que también requiere que elimines cualquier celda de datos que no necesites.
Además, también es posible que tengas que personalizar los datos y el CRM añadiendo campos personalizados. Si todavía no has añadido ningún campo personalizado en la hoja de cálculo, te conviene hacerlo antes de importar tus datos.
Una vez que estés listo para iniciar la importación en tus sistemas de CRM, tienes que empezar con la configuración de tus campos por defecto. Si estás importando datos nuevos, entonces tendrás que usar una selección y configuración por defecto diferente dependiendo del CRM al que estés importando tus datos.
Algunos sistemas de CRM te permiten simplemente utilizar un método fácil de arrastrar y soltar para transferir tu sistema de archivos de datos y moverlos a una nueva página. En esta página, puedes asegurarte de que tus datos coincidan con todos los campos estándar disponibles en el CRM.
Los nuevos sistemas CRM que utilizan sistemas de automatización permiten a los usuarios hacer coincidir los datos con la ayuda de los campos de datos de los archivos importantes. Esta selección de campos se realiza de forma automática y utilizará la información de los peligros de los datos para hacerlos coincidir en su archivo de importación. Cuando estés satisfecho con el campo, puedes avanzar y allanar el camino para la importación.
El software CRM también puede buscar cualquier registro duplicado en tus archivos y extraer todos los datos que existen varias veces en el archivo. El software CRM también ayudará a identificar los archivos y dará una visión de la información del archivo.
Consejos para la importación
Para importar datos de hojas de cálculo al software CRM de forma segura y sin problemas, los usuarios deben seguir los pasos de forma sencilla. Muchas personas pasan por alto algunos de los pasos y opciones importantes y esto les cuesta tiempo. El proceso de importación de datos es fácil, pero si no se entienden las opciones, entonces puedes fracasar en el éxito de las importaciones.
En primer lugar, hay que preparar la hoja de cálculo y ordenar las columnas y filas. También tienes que asegurarte de que tienes una columna para cada campo conocido. A continuación, tienes que asociar cada campo con sus respectivos datos, y seguir los pasos del CRM concreto. Puedes importar datos no sólo de las hojas de cálculo de tu PC o MAC, sino también de tus correos electrónicos y de otros sistemas CRM.
Reflexiones finales
En resumen, la migración de datos a CRM desde una hoja de cálculo requiere que primero limpies tus datos y luego los convierta en un archivo CSV. Una vez hecho esto, tus datos estarán listos para la migración. Cuando estén listos, hay que seguir los pasos que indica el software de CRM.
